Zasedací místnost ve firmě musí být světlá, příjemná a moderně vybavená

O tom, že procházíme obdobím změn, není pochyb. Změny se samozřejmě dotýkají i pracovního života, stylu, forem práce a pracovního prostředí. Denně jsme svědky toho, jak nové nápady mění celé firmy, fungování obchodu, jak se mění obraz klasických kanceláří. Vše se děje především v rámci efektivity, konkurenceschopnosti a úspěšnosti podnikání jako takového.

Především kvůli úspěšnosti přicházejí i nové kancelářské koncepty, které zaznamenáváme ve všech firemních prostorech. Zasedačky a prezentační místnosti nejsou výjimkou.

Mění se tvář firem, které chtějí uspět v současném moderním světě. Mění se i s tím, jak se vyvíjejí digitální technologie. Neustále narůstá podíl práce z domova, ale i práce na dálku. Lidé tráví pracovní čas na nejrůznějších místech, mají pracovní schůzky třeba v kavárnách a svůj čas využívají flexibilně.

Zasedačky musí reprezentovat společnost

Nejlepší komunikace přesto probíhá na osobní rovině, v reprezentativní, ale příjemné kanceláři, s dokonalým technickým zázemím. Moderní trendy jenom vyzdvihují význam kvalitních a důmyslně vybavených kanceláří. Zasedačky a prezentační místnosti přitom patří k těm klíčovým. Nezřídka se tam podepisují ty největší obchodní kontrakty a řeší stěžejní pracovní otázky.

Stejně tak, jako roste úloha virtuální komunikace, roste také úloha kanceláří, které virtuální komunikaci umožňují. Sdílení a komunikace pracovních týmů šetří čas i náklady.

Není pochyb o tom, jak velkou roli hraje v businessu kvalitní prezentace. Ta musí mít také svůj prostor.  Kvalitní prezentační místnost je pochopitelně jedním ze základních předpokladů úspěšné prezentace. Úspěch prezentace často souvisí s úspěchem businessu jako takového.

Jak jste na tom vy?

  • Máte pro svoji prezentaci zajištěný vhodný prostor?
  • Jak vypadá vaše zasedačka, odráží fungování, cíle a filosofii společnosti?
  • Jakou atmosféru podněcují firemní prostory?
  • Jsou vaše kanceláře oporou zaměstnanců a podporují váš business?
  • A jak vlastně vypadá ideální zasedačka či prezentační kancelář současnosti?

Každá firma je jiná, každá zasedačka je jiná

Zasedací či prezentační místnost by v první řadě měla odrážet firemní kulturu. Měla by reflektovat zejména to, zda je prostorem pro formální nebo téměř neformální schůzky. Zatímco některé společnosti jsou založené více formálně, další pracují jinak. Formality a uniformita jde v některých firmách stranou, jednotlivé týmy pak klidně mohou působit ve stejné místnosti. Další společnosti zase fungují na principech vyžadujících více soukromí. Proto všechny kancelářské prostory nevypadají stejně.

Každý kvalitní kancelářský koncept bude navržen na míru specifických potřeb a procesů ve společnosti. Návrh zasedací a prezentační místnosti tak startuje identifikací kvantitativních prostorových požadavků a především těch kvalitativních požadavků, které odpovídají kultuře, filosofii a cílům dané společnosti. Podoba zasedačky spoluvytváří její atmosféru a je také prostorem, který firmu reprezentuje.

Podoba zasedačky konkrétní firmy musí odrážet tyto faktory:

  • Firemní kultura, firemní filosofie a zásady
  • Formální nebo neformální komunikace, uniformita a požadavky na soukromí
  • Potřeby, priority a styl práce zaměstnanců
  • Efektivní, výkonově orientovaná versus kreativní práce
  • Využití prostor – prezentace, obchodní jednání, setkávání se zákazníky a partnery, vnitrofiremní porady, board meetingy, interní či externí školení/semináře/vzdělávací akce aj.

Jedna velikost nesedí každému

Jedním z hlavních parametrů každé kanceláře, tedy i zasedačky a prezentační místnosti je velikost. Jinak bude pochopitelně vypadat konferenční sál pro stovky lidí a jinak kancelář pro prezentaci v kruhu pěti vrcholových manažerů. Je třeba pochopit důvod a využití prostoru a dle toho prostor navrhnout a uspořádat.

Firemní zasedačka často bude využívána k různým účelům a proto myslete na její flexibilitu. Většina firemních meetingů probíhá v užším okruhu několika málo lidí, ale občas je potřeba setkat se s více lidmi současně.

3 klíčové parametry moderní zasedačky

Přizpůsobivost, pohyblivý nábytek, modulární systémy, flexibilní nastavení a chytré využití. To jsou parametry charakterizující současné zasedačky a prezentační místnosti, ať již mají jakoukoliv podobu. Jaké jsou ty další? Myslete na tyto 3 klíčová kritéria.

Moderní technologické vybavení

Žijeme v digitálním věku, kdy je i ten nejmenší business součástí globální ekonomiky.

Zasedačka je místem, kde probíhá také sdílení myšlenek. Vznikají zde nové nápady a je úplně jedno, odkud pocházejí. Nedílnou součástí každé moderní zasedačky je proto videokonferenční a audiovizuální technika, také prezentační vybavení, bezdrátová síť nebo interaktivní prvky.

Bez moderních technologií to prostě v moderní zasedačce nejde. Díky využívání například Office 365, který obsahuje Skype pro firmy, úložiště OneDrive a další moderní nástroje pro spolupráci, klesají náklady na telekomunikaci, cestování i kancelářské potřeby.

Seznam technického vybavení pro prezentační místnost

  • projektor se spolehlivou lampou, držák projektoru
  • dostatečně velké, nejlépe rolovací promítací plátno
  • notebook nebo počítač
  • případně displej/obrazovka
  • zabezpečená bezdrátová síť
  • videokonferenční vybavení (kamera, reporduktory)
  • dálkové ovládání nebo řídicí systém
  • laserové ukazovátko, flipchart
  • tiskárna, fax, kopírka

Více o technologickém vybavení zasedačky se dozvíte v článku technické vybavení kanceláří v magazínu zaměřeném na prezentační zařízení.

Klimatizace, topení, odvětrávání, ozvučení, kvalitní akustika nebo zastínění je samozřejmostí.

Nebojte se barev, pusťte světlo

Na význam osvětlení upozorňuje Douglas Lowrie, Microsoft Workplace Advantage Product Manager, který vytvořil koncept nových kanceláří Microsoft. Ten vysvětluje: „Denní světlo vždy působí lépe, je však důležité mít vhodné možnosti zastínění, ať už kvůli pouštění videa na projektoru, tak kvůli většímu soukromí. Dobrý krok je například umístit zasedací místnost tam, kde je působivý výhled. Přispívá to celkové dobré náladě zaměstnanců i návštěv.“

Microsoft byl mimochodem hlavním partnerem soutěže CBRE Zasedačka roku 2016

Týmová zasedačka Microsoftu CZ určená na intenzivní práci týmů. Místnost je vybavena nejnovějšími komunikačními technologiemi i prvky jako popisovatelná stěna na kreativní práci.

Barevné řešení firemních prostor by samozřejmě mělo odrážet firemní barvy, avšak ne za každou cenu. V první řadě je třeba zohlednit prostorové dispozice a možnosti prostoru, rozměry stěn a výšku stropů. Tmavší odstíny jsou vhodné pouze v opravdu velkých a otevřených prostorech. Světlejší barvy opticky zvětšují prostor a prosvětlují ho.

Světelné podmínky musí podporovat pracovní činnost a mozkovou aktivitu, ale zároveň napomáhat příjemné atmosféře. Pochopitelně je důležitá také barva světla a barvy vůbec. Zatímco pastelové odstíny působí harmonicky, studené odstíny zase dodávají eleganci.

Barevné ladění také spoluvytváří nábytek a použité materiály. Pokud půjde o hojně využívaný prostor, hodí se praktičtější, na údržbu nenáročné materiály (dřevo a plast). Sklo či kov jsou na údržbu náročnější, avšak působí více reprezentativně. Textilní povrchy mají zase lepší akustické vlastnosti.

Zasedačka musí být účelná a pohodlná

Je důležité, aby barvy, o kterých byla řeč výše, byly vzájemně sladěné. Současně je třeba počítat s tím, že barvy a život do místnosti vnášejí lidé. To lidem by měla zasedačka sloužit a měla by jim vyhovovat. Ačkoli jde o pracovní aktivity, měl by daný prostor v lidech vzbuzovat příjemné emoce.

Aby se zasedačka či prezentační místnost stala skutečným pracovním prostorem, bude odpovídat svému účelu. Měla by být atraktivní především pro zaměstnance. Zejména vybavení a dostupný nábytek by měl zohledňovat pohodlí zaměstnanců.

Kdo vyhrál cenu „nejlepší zasedačky“ 2016?

Jak říká Eva Jiřičná, světově uznávaná architektka a předsedkyně poroty CBRE Zasedačka roku: „U většiny firem je zřejmý trend, že se čím dál více zaměřují při realizaci kanceláří na své zaměstnance. Je pro ně prioritou pohodlí lidí samotných, aby se jim v kancelářích co nejlépe pracovalo. To, že se lidé v práci cítí dobře, je ten nejcennější bonus pro firmy samotné, i když musí leckdy ustoupit v otázce designu kanceláří.“

Eva Jiřičná zasedla na konci listopadu roku 2016 společně s dalšími členy odborné poroty, aby vybrala ty nejlepší zasedačky. Z 37 finalistů soutěže CBRE Zasedačka roku vyhrál v kategorii Zasedačka roku BlueLink.

V kategorii Kancelář jako DNA firma Accolade, v kategorii Nejatraktivnější pracovní prostředí byl oceněn Avast. Dále v kategorii Zdravá kancelář vyhrálo Kentico software, kategorii Kanceláře pro budoucí výzvy vyhrál ComAp, kategorii Chytrá kancelář vyhrála STRV, Speciální cenu poroty získala Expedia a Cenu veřejnosti na portále kancelarsnu.cz získal SAP.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

 

2017-05-19T14:17:23+00:00 24. 4. 2017|